Die meisten Geschäftsführer wollen nichts von APIs und Modellen hören – sie wollen Ergebnisse. Dieser Leitfaden listet konkrete Automationen auf, die jedes Unternehmen schnell umsetzen kann: Was sie tun, wie viel Zeit sie sparen und wo sie sich rechnen. Kein Fachjargon. Nur Business-Resultate.
Starten Sie dort, wo Arbeit repetitiv, regelbasiert, hochvolumig oder zeitkritisch ist. Typische Quick Wins: CRM-Nachfass, Rechnungsverarbeitung, Lead-Nurturing, Support-Triage, Report-Generierung und Routine-HR-Aufgaben.
Realistische Amortisation für kleine Projekte ist 1–3 Monate, wenn Sie Prozesse mit 10–50 Stunden/Monat manuellem Aufwand anvisieren.
Inhaltsverzeichnis
Kurzantwort
Quick Wins
CRM-Nachfass, Rechnungsverarbeitung, Lead-Nurturing, Support-Triage, Report-Generierung und Routine-HR-Aufgaben
Quick Wins
CRM-Nachfass, Rechnungsverarbeitung, Lead-Nurturing, Support-Triage, Report-Generierung und Routine-HR-Aufgaben
ROI-Timeline
Typische Amortisation für kleine Projekte ist 1–3 Monate bei Prozessen mit 10–50 Stunden/Monat manuellem Aufwand
ROI-Timeline
Typische Amortisation für kleine Projekte ist 1–3 Monate bei Prozessen mit 10–50 Stunden/Monat manuellem Aufwand
Beste Startpunkte
Suchen Sie nach repetitiven, regelbasierten, hochvolumigen oder zeitkritischen Prozessen
Beste Startpunkte
Suchen Sie nach repetitiven, regelbasierten, hochvolumigen oder zeitkritischen Prozessen
Automation liefert schnellen ROI bei repetitiven, hochvolumigen Aufgaben: CRM-Follow-ups, Rechnungsverarbeitung, Lead-Nurturing, Support-Triage. Starten Sie, wo manuelle Arbeit 10–50 Stunden/Monat kostet. Typische Amortisation: 1–3 Monate. Budget €2.000–€8.000 für bewährte Workflows. Behandeln Sie Automation wie Preis-Optimierung. Ein direkter Margenhebel, der sich über Zeit potenziert.
Wo Automation sich zuerst rechnet
Achten Sie auf vier Signale:
1. Wiederholung
Gleiche Schritte, gleiche Bildschirme, gleiche Checks.
2. Volumen
Viele Tickets, Rechnungen, Leads oder Nachrichten.
3. Wartezeiten/Übergaben
Mehrere Teams, manuelle Dateneingabe, Genehmigungen.
4. Compliance
Protokollierung und Konsistenz sind wichtig.
Faustregel: Wenn eine Aufgabe 5–10 Minuten dauert und hunderte Male pro Monat anfällt, ist Automation fast immer günstiger als manuelle Arbeit.
25+ praktische Automationen nach Abteilung
1Vertrieb & Erlöse
Lead-Routing & -Anreicherung
Leads automatisch zuweisen und Stammdaten ergänzen.
Nachfass-Sequenzen
Nach 48h ohne Antwort freundliche Erinnerung, dann Aufgabe für den Vertrieb.
Quote-to-Cash
Bei Abschluss Projekt, Rechnungsentwurf und Kickoff-Tasks erzeugen.
Churn-Radar
Sinkende Nutzung melden; CSM-Check-in auslösen.
2Marketing
Content-Verteilung
Einmal veröffentlichen, automatisch in Newsletter/LinkedIn/Blog ausspielen.
Lead-Scoring
Interaktion + Stammdaten; nur qualifizierte Leads an Vertrieb.
Budget-Leitplanken
Anzeigen pausieren, wenn CPA 3 Tage in Folge zu hoch ist.
3Kundenservice
Triage & Auto-Antworten
Tickets klassifizieren (Rechnung, Retoure, Technik); passende Antwort oder richtige Queue.
FAQ-Chatbot
Standardfragen 24/7 abfangen, mit Übergabe an Menschen.
Proaktive Infos
Bei Verzögerungen Kunden aktiv benachrichtigen.
4Finanzen & Administration
Rechnungserfassung & Freigabe
PDF lesen, mit Bestellung abgleichen, freigeben, ins Accounting buchen.
Spesen-Compliance
Belege ohne USt-Angaben markieren; automatische Nachforderung.
Zahlungserinnerungen
Freundliche Reminder vor Fälligkeit; Eskalation +7/+14 Tage.
5Betrieb/Operations
Bestandsgrenzen
Nachbestellen, wenn Mindestbestand unterschritten; Einkauf informieren.
Abhol-/Liefer-Slotting
Zeitfenster nach Ort und Auslastung planen.
Dokumente generieren
Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und Sicherheitsblätter aus Vorlagen.
6HR & Recruiting
Vorselektion
Lebensläufe parsen, Muss-Kriterien prüfen, Gespräche terminieren.
Onboarding-Pakete
Accounts, Equipment, Wochenplan erstellen.
Richtlinien-Bestätigungen
Lesebestätigungen und Signaturen nachhalten.
7IT & Sicherheit
Zugriffsanträge
Freigaben in Slack/Teams; Rollen automatisch vergeben/entziehen.
Patch-Fenster
Ankündigen, planen, Abschluss verifizieren.
Backup-Checks
Wöchentliche Restore-Tests, Alarme bei Abweichungen.
8Management-Reporting
Täglicher KPI-Brief
7 Zeilen um 07:00 (Umsatz, Pipeline, Cash, Tickets, SLA, Ads, Bestand).
Board-Unterlagen
Charts & Notizen automatisch in ein PDF packen.
ROI-Rechnung in klaren Zahlen
ROI-Rechnung für KI- und Automatisierungs-Projekte.
Beispiel 1: Rechnungen
400 Rechnungen/Monat × 4 Minuten manuell = 1.600 Minuten (≈27 Stunden). Bei €45/Stunde Vollkosten sind das €1.215/Monat. Wenn Automation 75% einspart, sparen Sie €911/Monat.
Beispiel 2: Support-Triage
1.200 Tickets/Monat × 2 Minuten = 40 Stunden. Bei €40/Stunde sind das €1.600/Monat. Ein einfacher Klassifizierer, der die Triage-Zeit halbiert, spart €800/Monat.
Beispiel 3: Vertriebs-Nachfass
300 veraltete Leads/Monat; nur 2% mehr Conversion bei €1.500 Marge bringt €9.000/Monat zusätzlich.
Amortisations-Formel: (gesparte Stunden × Vollkostensatz + zusätzliche Marge) ÷ Projektkosten.
Kleine, gut definierte Automationen amortisieren sich oft innerhalb eines Quartals.
Ein 30-Tage-Rollout-Plan
Identifizieren
Top 10 Aufgaben nach Volumen und Minuten auflisten. 3 mit höchstem Payoff auswählen.
Prototyp
Eingaben/Ausgaben mappen; Erfolgsmetriken vereinbaren (Zeit gespart, Fehlerrate, Conversion).
Pilot
v1 für ein Team oder Land ausrollen. Alle Ausnahmen protokollieren; Regeln/Nachrichten anpassen.
Erweitern
Auf alle Teams ausrollen; 1-seitiges Runbook erstellen (wer behebt was, wann).
Change-Management und Datenschutz
Menschen
Kommunizieren Sie "Automation entfernt Routinearbeit, keine Jobs." Gewonnene Zeit in Vertrieb oder Kundenarbeit umschichten.
Kontrollen
Menschen in der Schleife behalten für Geldtransfers, Vertragsänderungen, Preisänderungen und Datenlöschungen.
Datenschutz & Sicherheit
Nur notwendige Daten speichern, verschlüsseln und auditieren. Für EU-Kunden Datenresidenz und AV-Verträge bestätigen.
Quellen
- • Amortisationszeiten für Automation/RPA: Forrester TEI-Studie
- • Rechnungskosten & Zykluszeiten: Ardent Partners AP Metrics 2024, AP MTM 2023
- • Kundenservice-Automation & Deflection: Intercom Lightspeed Case, Anthropic Intercom-Studie
- • Lead-Response-Zeit wichtig: Voiso Lead Response Analytics
- • Umfang der Automatisierungsmöglichkeiten: McKinsey Automation-Studie
(FAQ) Häufig gestellte Fragen
Möchten Sie ein 60-minütiges Automatisierungs-Audit?
Erhalten Sie quantifiziertes Einsparpotenzial und einen klaren Fahrplan. Unser Team identifiziert Ihre wirkungsvollsten Automatisierungsmöglichkeiten mit realistischen ROI-Prognosen.
